Política de privacidad

1. Contexto

Esta política tiene como objetivo garantizar la protección de la información personal y regular la forma en que Gamex la recopila, utiliza, divulga, almacena, elimina o gestiona de otra manera. Además, tiene como objetivo informar a cualquier persona interesada sobre cómo Gamex procesa su información personal. También se refiere al procesamiento de la información personal recopilada por Gamex a través de medios tecnológicos.

2. Alcance y Definiciones

Esta política se aplica a Gamex, incluyendo a sus ejecutivos, empleados, consultores, voluntarios y cualquier otra persona que preste servicios en nombre de Gamex. También se aplica al sitio web de Gamex, así como a todos los sitios web controlados y mantenidos por Gamex.

Incluye todos los tipos de información personal gestionada por Gamex, ya sea información sobre sus clientes, potenciales o actuales, consultores, empleados, miembros u otras personas (como visitantes de sus sitios web u otros).

A los efectos de esta política, la información personal es aquella que concierne a una persona natural y que permite identificarla directa o indirectamente. Por ejemplo, esto podría incluir el nombre de una persona, dirección, dirección de correo electrónico, número de teléfono, género o información financiera, así como información sobre su salud, origen étnico, idioma, etc.

La información personal sensible es aquella que tiene un alto grado de expectativa razonable de privacidad, como información sobre salud, información financiera, información biométrica, orientación sexual, origen étnico, opiniones políticas, creencias religiosas o filosóficas, etc.

Estos mismos párrafos tampoco se aplican a la información personal que sea de dominio público según la ley, a partir de la fecha de entrada en vigencia de esta política.

3. Recopilación, Uso y Comunicación

En el marco de sus actividades, Gamex puede recopilar diferentes tipos de información, con diferentes fines. Los tipos de información que Gamex podría recopilar, su uso (o propósito) y los medios por los cuales se recopila la información se indican en el Anexo A de esta política.

Gamex también informará a las personas involucradas, en el momento de la recopilación de información personal, sobre cualquier otra información recopilada, los fines para los cuales se recopila y los medios de recopilación, además de cualquier otra información que deba proporcionarse según lo exija la ley.

Gamex aplica los siguientes principios generales con respecto a la recopilación, uso y comunicación de información personal:

Consentimiento:

• En general, Gamex recopila información personal directamente de la persona involucrada y con su consentimiento, a menos que la ley prevea una excepción. El consentimiento puede obtenerse de manera implícita en ciertas situaciones, por ejemplo, cuando la persona decide proporcionar su información personal después de haber sido informada por esta política sobre su uso y divulgación con los fines indicados en el Anexo A (consulte el Anexo A para obtener más detalles). Por lo tanto, esta política y la información que contiene pueden consultarse por la persona involucrada en el momento de la recopilación de información personal.
• Normalmente, Gamex también debe obtener el consentimiento de la persona involucrada antes de recopilar su información personal de terceros, antes de divulgarla a terceros o para cualquier uso secundario de la misma. Sin embargo, Gamex puede actuar sin consentimiento en ciertos casos previstos por la ley y en las condiciones establecidas por la misma. Las principales situaciones en las que Gamex puede actuar sin consentimiento se indican en las secciones pertinentes de esta política.

Recopilación:

• En todos los casos, Gamex solo recopila información si tiene una razón válida para hacerlo. Además, la recopilación se limitará a la información necesaria para cumplir con el propósito previsto.
• Tenga en cuenta que los servicios y programas de Gamex no están dirigidos a personas menores de edad, y en general, Gamex no recopila intencionadamente información personal sobre menores (en estos casos, la información no puede recopilarse de ellos sin el consentimiento de un padre o tutor).
• Recopilación de terceros. Gamex puede recopilar información personal de terceros. A menos que la ley prevea una excepción, Gamex solicitará el consentimiento de la persona involucrada antes de recopilar información personal que la concierna de terceros. En el caso de que dicha información no se recopile directamente de la persona, sino de otra organización, la persona involucrada puede solicitar la fuente de la información recopilada a Gamex.

En algunas situaciones, Gamex también puede recopilar información personal de terceros sin el consentimiento de la persona involucrada si tiene un interés legítimo y serio para hacerlo, y a) si la recopilación está en el interés de la persona y no es posible hacerlo directamente en tiempo útil, o b) si la recopilación es necesaria para garantizar que la información sea precisa.

Esta recopilación a través de terceros puede ser necesaria para acceder a ciertos servicios o programas, o para llevar a cabo transacciones con Gamex. Cuando sea necesario, Gamex obtendrá el consentimiento de la persona en el momento adecuado.

Retención y Uso:

• Gamex asegura que la información que retiene esté actualizada y sea precisa en el momento de su uso para tomar decisiones relacionadas con la persona en cuestión.
• Gamex solo puede utilizar la información personal de una persona para los fines establecidos en esta política o para cualquier otro propósito indicado en el momento de la recopilación. Cuando Gamex desee utilizar esta información para otro propósito o fin, deberá obtener un nuevo consentimiento de la persona involucrada, el cual debe ser explícito si se trata de información personal sensible. Sin embargo, en algunos casos previstos por la ley, Gamex puede utilizar la información para fines secundarios sin el consentimiento de la persona, por ejemplo:
  • cuando esta utilización sea claramente beneficiosa para la persona;
  • cuando sea necesario para prevenir o detectar fraudes;
  • cuando sea necesario para evaluar o mejorar las medidas de protección y seguridad.
• Acceso Limitado. Gamex debe implementar medidas para limitar el acceso a la información personal solo a empleados y personas dentro de su organización que tengan la autorización para acceder a ella y para quienes esta información sea necesaria en el ejercicio de sus funciones. Gamex solicitará el consentimiento de la persona antes de otorgar acceso a cualquier otra persona.

Comunicación:

• En general, a menos que esta política o la ley prevean una excepción, Gamex obtendrá el consentimiento de la persona antes de comunicar su información personal a terceros. Además, cuando el consentimiento sea necesario y se trate de información personal sensible, Gamex deberá obtener el consentimiento explícito de la persona antes de comunicar la información.
• Sin embargo, en ocasiones, la comunicación de información personal a terceros puede ser necesaria. Por lo tanto, la información personal puede ser comunicada a terceros sin el consentimiento de la persona involucrada en algunos casos, como, pero no limitado a, los siguientes:
  • Gamex puede comunicar información personal, sin el consentimiento de la persona involucrada, a una entidad pública (como el gobierno) que, a través de uno de sus representantes, la recopile en el ejercicio de sus funciones o la implementación de un programa bajo su administración.
  • La información personal puede ser transmitida a proveedores de servicios a quienes sea necesario comunicar la información, sin el consentimiento de la persona. Por ejemplo, estos proveedores de servicios pueden ser organizadores de eventos, subcontratistas de Gamex designados para realizar tareas en programas administrados por Gamex y proveedores de servicios en la nube. En estos casos, Gamex debe tener contratos por escrito con estos proveedores que indiquen las medidas que deben tomar para garantizar la confidencialidad de la información personal comunicada, que la información solo se utilizará en el marco del contrato y que no se retendrá después de su vencimiento. Además, estos contratos deben estipular que los proveedores deben notificar al responsable de la protección de la información personal de Gamex (indicado en esta política) sobre cualquier violación o intento de violación de las obligaciones de confidencialidad con respecto a la información personal comunicada y deben permitir que este responsable realice cualquier verificación relacionada con la confidencialidad de la información.
  • Si es necesario para la conclusión de una transacción comercial, Gamex también puede comunicar información personal, sin el consentimiento de la persona involucrada, a la otra parte de la transacción y sujeto a las condiciones establecidas por la ley.
• Comunicación fuera de Quebec: Es posible que la información personal retenida por Gamex se comunique fuera de Quebec, por ejemplo, cuando Gamex utiliza proveedores de servicios en la nube cuyos servidores se encuentran fuera de Quebec o cuando Gamex realiza transacciones con subcontratistas ubicados fuera de la provincia.

Información Adicional sobre Tecnologías Utilizadas:

• Uso de Cookies
  Las cookies son archivos de datos que se transmiten a la computadora del visitante de un sitio web a través de su navegador web cuando visita dicho sitio y pueden tener varios usos.

Los sitios web controlados por Gamex utilizan cookies, incluyendo:

• Para recordar la configuración y preferencias de los visitantes, como la elección del idioma, y para permitir el seguimiento de la sesión actual.
• Con fines estadísticos para comprender el comportamiento de los visitantes, el contenido consultado y permitir la mejora del sitio web.

Los sitios web controlados por Gamex utilizan los siguientes tipos de cookies:

• Cookies de sesión: Son cookies temporales que se almacenan solo durante la visita al sitio web.
• Cookies persistentes: Se almacenan en la computadora hasta que caducan y se recuperan en la próxima visita al sitio.

Algunas cookies pueden estar desactivadas por defecto y los visitantes pueden optar por activar o desactivar estas funciones durante la visita a los sitios web de Gamex.
También es posible habilitar o deshabilitar el uso de cookies cambiando las preferencias en la configuración del navegador utilizado.

• Uso de Google Analytics

Algunos sitios de Gamex utilizan Google Analytics para permitir su mejora continua. Google Analytics permite analizar cómo interactúa un visitante con un sitio web de Gamex. Google Analytics utiliza cookies para generar informes estadísticos sobre el comportamiento de los visitantes en estos sitios web y el contenido consultado.

La información de Google Analytics nunca se compartirá por Gamex con terceros.

Es posible instalar un complemento del navegador para desactivar Google Analytics.

• Google Analytics
• Hotjar

Gamex también recopila información personal a través de medios tecnológicos, como formularios web integrados en un sitio web controlado por Gamex (por ejemplo, su formulario de contacto, formulario de membresía para convertirse en miembro, formulario para suscribirse al boletín informativo y seminarios), cuestionarios disponibles en línea en sus plataformas y aplicaciones, así como otras plataformas o herramientas de formularios (por ejemplo, Microsoft Forms).

Si Gamex recopila información personal al ofrecer un producto o servicio tecnológico que tenga configuraciones de privacidad, Gamex debe asegurarse de que estas configuraciones ofrezcan el nivel más alto de privacidad de forma predeterminada (las cookies no están incluidas).

4. Conservación y destrucción de información personal

A menos que la ley o regulación aplicable requiera un período mínimo de conservación, Gamex solo conservará la información personal durante el tiempo necesario para cumplir con los fines para los que se recopiló.

La información personal utilizada por Gamex para tomar decisiones sobre una persona debe conservarse durante al menos un año después de la decisión en cuestión o incluso siete años después del final del año fiscal en el que se tomó la decisión si tiene implicaciones fiscales, como en el caso de la terminación del empleo.

Al final del período de retención o cuando la información personal ya no sea necesaria, Gamex se asegurará de:

1. Eliminarla; o
2. Anonimizarla (es decir, que ya no permita, de manera irreversible, identificar a la persona y que ya no sea posible establecer una conexión entre la persona y la información personal) para su uso en fines serios y legítimos.

La destrucción de información por parte de Gamex debe realizarse de manera segura para garantizar la protección de estos datos.

Esta sección puede complementarse con cualquier política o procedimiento adoptado por Gamex con respecto a la conservación y destrucción de información personal, si corresponde. Para obtener más información, comuníquese con el responsable de la protección de datos personales de Gamex (indicado en esta política).

5. Responsabilidades de Gamex

En general, Gamex es responsable de la protección de la información personal que posee.

El responsable de la protección de datos personales de Gamex es el director de recursos humanos de la organización. En general, debe asegurar el cumplimiento de la legislación aplicable en materia de protección de datos personales. El responsable debe aprobar las políticas y prácticas que rigen la gestión de datos personales. En particular, esta persona está encargada de implementar esta política y garantizar que sea conocida, comprendida y aplicada. En caso de ausencia o incapacidad de esta persona, el presidente de Gamex asumirá las funciones del responsable de la protección de datos personales.

Los miembros del personal de Gamex que tengan acceso a información personal o estén involucrados de alguna manera en su gestión deben garantizar su protección y cumplir con esta política.

Las funciones y responsabilidades de los empleados de Gamex a lo largo del ciclo de vida de la información personal pueden especificarse en cualquier otra política de Gamex, si corresponde.

6. Seguridad de los datos

Gamex se compromete a implementar medidas de seguridad razonables para garantizar la protección de la información personal que maneja. Las medidas de seguridad implementadas se ajustan, entre otros factores, al propósito, la cantidad, la distribución, el soporte y la sensibilidad de los datos. Esto significa que la información que pueda considerarse sensible (consulte la definición en la sección 2) debe estar sujeta a medidas de seguridad más sólidas y debe protegerse mejor. Específicamente, y de acuerdo con lo mencionado anteriormente sobre el acceso limitado a la información personal, Gamex debe implementar las medidas necesarias para imponer restricciones en los derechos de uso de sus sistemas de información, de modo que solo los empleados que deben tener acceso estén autorizados a hacerlo.

7. Derechos de acceso, rectificación y retirada de consentimiento

Para ejercer sus derechos de acceso, rectificación o retirada de consentimiento, la persona afectada debe presentar una solicitud por escrito al responsable de la protección de datos personales de Gamex, cuya dirección de correo electrónico se indica en la siguiente sección.

Sujeto a ciertas restricciones legales, las personas afectadas pueden solicitar acceso a su información personal en poder de Gamex y solicitar su corrección en caso de inexactitud, incompletitud o ambigüedad. También pueden exigir que se detenga la difusión de información personal que les concierna o que se desindexe cualquier hiperenlace vinculado a su nombre que permita el acceso a esta información a través de medios tecnológicos, cuando la difusión de esta información viole la ley o una orden judicial. También pueden hacer lo mismo, o exigir que se vuelva a indexar el hiperenlace que permita el acceso a esta información, cuando se cumplan ciertas condiciones previstas por la ley.

El responsable de la protección de datos personales de Gamex debe responder por escrito a estas solicitudes dentro de los 30 días a partir de la fecha de recepción de la solicitud. Cualquier negativa debe estar justificada y acompañada de la disposición legal que la respalda. En estos casos, la respuesta debe indicar los recursos disponibles según la ley y el plazo para ejercerlos. El responsable debe ayudar al solicitante a comprender la negativa, si es necesario.

Sujeto a las restricciones legales y contractuales aplicables, las personas afectadas pueden retirar su consentimiento para la comunicación o el uso de la información recopilada. También pueden solicitar a Gamex información sobre qué información personal se ha recopilado de ellos, las categorías de personas en Gamex que tienen acceso a ella y su período de retención.

8. Proceso de tratamiento de quejas

Recepción

Cualquier persona que desee presentar una queja sobre la aplicación de esta política o, en general, sobre la protección de su información personal por parte de Gamex debe hacerlo por escrito dirigiéndose al responsable de la protección de datos personales de Gamex, cuya dirección de correo electrónico se indica en la siguiente sección.

La persona debe proporcionar su nombre, sus datos de contacto, incluido un número de teléfono, así como el motivo y los motivos de su queja, proporcionando detalles suficientes para que Gamex pueda evaluarla. Si la queja presentada no es lo suficientemente clara, el responsable de la protección de datos personales puede solicitar cualquier información adicional que considere necesaria para evaluar la queja.

Tratamiento

Gamex se compromete a tratar todas las quejas recibidas de manera confidencial.

En los 30 días siguientes a la recepción de la queja o después de recibir toda la información adicional que el responsable de la protección de datos personales de Gamex considere necesaria y requiera para su tratamiento, este último debe evaluarla y proporcionar una respuesta motivada por escrito por correo electrónico al denunciante. Esta evaluación tiene como objetivo determinar si el tratamiento de la información personal por parte de Gamex cumple con esta política, cualquier otra política y práctica en vigor en la organización y la legislación o regulación aplicable.

Si no es posible tratar la queja dentro de este período, el denunciante debe recibir una explicación de los motivos que justifican la extensión del plazo, el estado del tratamiento de su queja y el plazo razonable necesario para proporcionar una respuesta definitiva.

Gamex debe mantener un registro separado para cada queja recibida. Cada registro debe contener la queja, el análisis y la documentación que respalde su evaluación, así como la respuesta enviada a la persona que presentó la queja.

También es posible presentar una queja ante la Comisión de Acceso a la Información de Quebec u otro organismo de supervisión de protección de datos personales responsable de hacer cumplir la ley relacionada con el objeto de la queja.

Sin embargo, Gamex invita a cualquier persona interesada a dirigirse primero a su responsable de la protección de datos personales y esperar el final del proceso de tratamiento por parte de Gamex.

9. Aprobación

Esta política ha sido aprobada por el responsable de la protección de datos personales de Gamex, cuya información de contacto de negocios es la siguiente:

Responsable de la protección de datos personales:

Catherine Gamache CPA, CMA
Directora de Recursos Humanos
1-800-363-3881
catherinegamache@gamache.net

Para cualquier solicitud, pregunta o comentario relacionado con esta política, comuníquese con el responsable por correo electrónico.

10. Publicación y modificaciones

Esta política se publica en el sitio web de Gamex, así como en todos los sitios web controlados y mantenidos por Gamex, a los que se aplica esta política, con respecto a la información personal recopilada en ellos. Esta política también se difunde a través de cualquier medio adecuado para llegar a las personas afectadas.

Gamex debe hacer lo mismo para todas las modificaciones a esta política, que también deben ser objeto de un aviso para informar a las personas afectadas.

* Notas: Tenga en cuenta que el uso del género masculino tiene como objetivo aligerar esta política y facilitar su lectura.

Tabla de versiones y cambios:

Versión	En vigencia desde	Cambios desde la última versión
2.0	13 de septiembre de 2023	Añadida un anexo
1.0	20 de abril de 2023	S.O. – Primera versión

Anexo A

A continuación, se presenta una lista no exhaustiva de los tipos de información que Gamex podría recopilar, su uso o propósito, y los medios por los cuales se recopila la información. Esto incluye, entre otros, los siguientes elementos.

Tenga en cuenta que la mayoría de la información personal gestionada por Gamex es información personal de empleados, candidatos a empleo y consultores. En lo que respecta a las otras categorías de personas indicadas en la tabla a continuación, la información proporcionada es, en la mayoría de los casos, información de naturaleza profesional o empresarial (consulte la sección 2 sobre datos de contacto profesionales). Tenga en cuenta que en la mayoría de los casos, Gamex también recopila el cargo o función profesional de las personas, el nombre de la organización y/o la dirección de la organización (consulte la sección 2 sobre datos de contacto profesionales).

Relación con Gamex, servicios, programa, etc.	Tipo de información personal	Finalidad de la recopilación/uso	Forma de recopilación de la información (medios)
	Uno o más de estos datos, cuando sean necesarios:	Utilizados para:	Pueden recopilarse a través de:
Cliente	Nombre Dirección Correo electrónico Ciudad Código postal Teléfono		Mediante formulario en el sitio web.